Al fin y al cabo, a la hora de facturar a un cliente, los usuarios de Shepherd o sus suscriptores realizan las facturas en función de la venta de dos tipos de recursos. De hecho, todos los negocios lo hacen así. Estos recursos pueden ser un producto físico o pueden ser conocimientos y habilidades. Lo primero se registrará como un objeto en esa factura, mientras que lo segundo se reflejará como tiempo dedicado.
Esta entrada del blog analiza cómo Shepherd es capaz de reducir las posibilidades de retrasos en la facturación o de evitar errores que luego deben rectificarse en el cálculo de esos materiales o productos físicos.
Del almacén a la factura, optimiza el seguimiento de tus piezas
Una ventaja reconocida desde hace tiempo de la solución de Shepherd y de su aplicación móvil es que lo que ocurre con el inventario no se convierte en un enigma. En el pasado, los gerentes de compras tenían que pedirle al personal del almacén que los mantuviesen informados sobre lo que tenían y lo que les faltaba. Cuando había pocas existencias, se realizaban los pedidos. Suena sencillo, pero el hecho de que algo no aparezca en el inventario no significa que no lo tengas.
De hecho, esa pieza o componente puede seguir estando en posesión de la empresa, pero podría estar en la parte trasera de un vehículo o en un banco del taller. La aplicación móvil de Shepherd permite registrar el trayecto completo de una pieza, desde estar abandonada en una estantería hasta ser incluida en la factura de un cliente. Un cambio que se agradece, especialmente cuando lo comparamos con la otra opción existente: que la pieza simplemente desaparezca de la estantería, con la esperanza de que quien la cogió se acuerde de cuándo y para quién la necesitaba antes de registrar todo el proceso como es debido.
Una vez fuera del almacén, ese artículo se vuelve portátil, pero no pierde su valor en el balance de la empresa. Reemplazarlo en ese momento sería un gasto innecesario que también se reflejaría en el balance. Ahora multiplica eso por todas las piezas que están fuera del almacén y esos balances podrían mostrar una situación muy diferente a la realidad.
Reglas personalizadas de facturación para cada cliente
Todo esto se vuelve aún más complicado debido a una función de Shepherd que permite distintas formas de facturación para las mismas piezas en función del contrato de servicio específico. Por ejemplo, un cliente puede tener un acuerdo de servicio que cubre tanto las piezas como los materiales y otro cliente puede tener un contrato donde las piezas se facturan cuando se utilizan en ciertos trabajos, pero no en otros. Existen muchas combinaciones posibles, pero da igual cual se utiliza porque Shepherd garantiza que se respeten las reglas de facturación que se han acordado en cada caso. Sin errores no se pierden ingresos.
Maximizando la rentabilidad gracias a la precisión del inventario y de la facturación
Shepherd, y por lo tanto Netsuite, te ayudan a lograrlo. De hecho, los análisis incluidos en el Inventario de NetSuite permiten que los suscriptores de Shepherd se beneficien de pronósticos y de análisis de gastos para su presupuesto de piezas mucho más precisos. Esto les ayuda a comprobar si este aspecto de su modelo de negocio es rentable, si simplemente está funcionando o si, en realidad, les está generando pérdidas. En realidad, ningún aspecto del recorrido de una pieza a través de las operaciones de un suscriptor pasa inadvertido y cuando se acaba utilizando según lo previsto, su inclusión en la facturación es automática, sin retrasos ni imprecisiones.
Vamos a ilustrar esto con un ejemplo. Un suscriptor puede tener diez piezas en su inventario con un coste de 1000 dólares cada una. Si los técnicos se llevan seis de esas piezas para realizar sus tareas, cuatro piezas quedarán en la estantería. Reemplazar las seis piezas que faltan le costaría al suscriptor entre 10 000 y 16 000 dólares, sin que exista una factura y un pago que justifiquen dicho gasto. La función que ofrece Shepherd es capaz de rastrear con exactitud la ubicación de esas seis piezas iniciales, evitando un gasto excesivo e innecesario, además de la vulnerabilidad que eso conlleva.
Mientras tanto, y a medida que progresivamente se utilizan esas seis piezas en los distintos servicios que proporciona el suscriptor a sus clientes, tres de las piezas se instalan en un trabajo contemplado en un contrato donde las piezas ya están incluidas, por lo que esas piezas no se facturan. Otra pieza se factura a mitad de precio como parte de una oferta para nuevos clientes, por lo que solo las dos últimas piezas se cobran al precio completo en sus respectivas facturas.
Toda esa información que se ha ido acumulando durante este proceso sirve para ayudar a la compañía a saber cuándo necesitan reabastecer las seis piezas utilizadas, cuánto costaron esas piezas y cuántos ingresos facturados proporcionaron a la empresa. De esta forma, es más fácil determinar si las ofertas para nuevos clientes son una buena idea o si los contratos que incluyen piezas son más o menos rentables que aquellos en los que se facturan las piezas a medida que se van utilizando. Sin olvidar que esto también proporciona información a la función de Planificación de Demanda de NetSuite que cuenta con alertas diseñadas específicamente para ayudar a los usuarios a asegurarse de que tienen el inventario que realmente necesitan cuando lo necesitan.
Si tu compañía gasta más de lo que te gustaría en piezas, quizás deberías comprobar por ti mismo los beneficios de un sistema como este; solicita hoy mismo una demostración de Shepherd.
