Al optar por el CMMS de Shepherd, podrás optimizar distintos aspectos clave de tus servicios sobre el terreno, de la gestión del mantenimiento y de las operaciones de alquiler, así como automatizar la creación de los documentos de salud y de seguridad que cada departamento necesita. En resumen, aumentarás la eficiencia de tus operaciones, logrando completar más tareas con el mismo tiempo y el mismo esfuerzo.
Sin embargo, esos cambios no se dan por sí solos. Todo lo que obtienes son las herramientas e información necesarias para identificar las áreas que necesitan mejoras. El cambio de procesos ineficientes a óptimos y de actividades improductivas a eficientes depende de una decisión de la dirección.
La pregunta clave es: «¿Cómo se puede obtener la información necesaria para tomar este tipo de decisiones?».
El conocimiento es poder
La pieza clave es la herramienta de inteligencia empresarial de Shepherd. En pocas palabras, se trata de una herramienta de informes financieros que analiza registros financieros, como el tiempo trabajado y el uso de materiales, que son aspectos clave en los servicios sobre el terreno.
Estos registros son la fuente de datos que NetSuite utiliza para generar informes como el balance general o la cuenta de resultados. Esto garantiza que, al utilizar los mismos datos que NetSuite, Shepherd llegue a las mismas conclusiones, proporcionando información fiable, que es la pieza clave para poder tomar decisiones acertadas.
Los sistemas que no son nativos de NetSuite podrían utilizar aproximaciones. No es difícil entender por qué esto resulta menos atractivo. Los sistemas externos suelen funcionar mal debido a que los datos se pueden registrar y editar de distintas maneras. Esto puede provocar que un conjunto de datos se reemplace posteriormente por otro, sin que nadie note el error hasta que se hace evidente más adelante, probablemente en el peor momento posible, como durante una auditoría.
Excelentes opciones, increíble protección
Una de las razones por las que las empresas solían aceptar estos riesgos era la falta de soluciones nativas. Otro motivo por el que este problema sigue presente hoy en día es la naturaleza humana, en concreto, nuestra resistencia al cambio y nuestro apego a lo conocido, a pesar de que nos haga la vida más difícil. Sin embargo, la solución nativa de NetSuite conocida como Shepherd se erige como una alternativa para aquellas empresas que deciden que es hora de cambiar su forma de trabajar
La herramienta de inteligencia empresarial es especialmente útil para los gerentes de los departamentos de servicios, de alquiler o de activos, ya que agrupa y organiza los datos en las categorías que les puedan resultar más útiles. Estas categorías pueden incluir aspectos como la maquinaria, los técnicos y la rentabilidad de un contrato, en lugar de ofrecer una visión más general, como el año fiscal, que le interesaría más al director financiero de la empresa.
De hecho, generar este tipo de informes utilizando NetSuite y sin el apoyo de Shepherd sería un buen desafío y un gasto considerable. Incluso se podría reflexionar sobre si sería viable llevar a cabo un análisis de ganancias y pérdidas para un solo equipo sin las funcionalidades que ofrece un CMMS como el de Shepherd. La información recopilada también puede servir para decidir si una máquina necesita alguna reparación, un repuesto o si puede seguir operando sin intervención; en otras palabras, nos sirve para determinar su vida útil.
Ejemplos prácticos
Además de las operaciones habituales de una fábrica o de una obra, estos informes de datos pueden servir para realizar análisis específicos que la empresa necesita llevar a cabo antes de tomar ciertas decisiones que pueden afectar a los empleados. Una empresa fue capaz de implementar un sistema de bonificaciones justo y cuantificable para recompensar a los técnicos en función de su rentabilidad. Esa rentabilidad individual solo se puede medir de manera efectiva e imparcial gracias a la herramienta de inteligencia empresarial.
En otro ejemplo, un cliente pudo evaluar la rentabilidad de un contrato de alquiler en función de los ingresos generados con respecto al valor actual de los activos de cada máquina que alquilaba. A simple vista, puede parecer simple, pero al indagar un poco más, se hacen evidentes la gran cantidad de condicionantes y de factores que hay que tener en cuenta para calcular esta rentabilidad de forma manual.
Shepherd permite a los usuarios rastrear servicios atrasados o pendientes en las distintas máquinas, pudiendo llegar hasta el activo individual. Cualquier empresa con un porcentaje mínimo de equipos para cumplir con la demanda querrá estar al tanto de si el número de máquinas operativas y en mantenimiento está a punto de caer por debajo de ese mínimo, ya que esto podría poner en riesgo su capacidad para satisfacer las necesidades de sus clientes.
Oportunidades que se deben aprovechar
Lo que las empresas hacen con Shepherd y lo que realmente podrían hacer con Shepherd son cosas distintas. Un claro ejemplo del potencial de la solución de Shepherd es que muchas empresas rara vez se aprovechan de todo su potencial. Una de las funcionalidades de Shepherd que se podría aprovechar más es la generación de informes sobre la rentabilidad de los contratos de servicios según el área geográfica. Con esta herramienta, una empresa podría entender de manera rápida y clara la efectividad del equipo que administra dicha área geográfica, ya sea a nivel ventas o a nivel servicios sobre el terreno.
Lo más importante es que permite a los usuarios de Shepherd informar a sus clientes no solo sobre sus propios costes, sino también sobre cuánto habrían gastado sin el contrato de servicio. Con esta información, el cliente puede ver exactamente cuánto está ahorrando al utilizar los servicios de Shepherd. Shepherd no solo ayuda a sus usuarios a ahorrar dinero, sino que también les permite fortalecer su relación con sus propios clientes.
Si te interesa disponer de esta variedad de información y de flexibilidad en los informes de tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con Shepherd para solicitar una demostración hoy mismo.
Resultados de la herramienta de inteligencia empresarial
