Shepherd ayuda a lidiar con lo inesperado

Quienes están en los negocios sabrán que es más probable que una empresa se desempeñe mejor si cuenta con un plan y meta claras: un medio para medir el éxito o el fracaso y cómo lograrlo. Esto es tan cierto para un ejercicio financiero como para una sola orden de servicio de un cliente. Mientras tanto, hacemos bien en recordar que Moltke el Viejo afirmó una vez que "ningún plan sobrevive al contacto con el enemigo".

En el caso de los negocios, al enemigo se le podría llamar “vida real”, con todas sus variables sobre las que no tenemos control. Uno de las fortalezas de Shepherd es que la información se registra directamente en NetSuite, donde está disponible para apoyar todas las demás funciones de NetSuite. Esto significa que cuando las cosas cambian inesperadamente en el mundo real, te enteras de inmediato y no horas después. Si bien la prevención de lo impredecible no está dentro del alcance de Shepherd, ciertamente está en nuestras manos equiparlo con toda la información y las opciones para responder rápidamente a esos eventos impredecibles.

Ojos y oídos en el campo

Dado que los dispositivos móviles son variados y de uso generalizado, es muy raro que alguien se encuentre sin cobertura de Internet. En el caso del CMMS de Shepherd, sistema nativo en NetSuite, brinda a los técnicos la posibilidad de compartir su estado en sitio, recibir instrucciones de su sede central o tomar sus propias decisiones sobre la mejor manera de proceder cuando las cosas van mal. Sin embargo, en los casos en que su personal no esté conectado a internet, Shepherd cambia automáticamente al modo ‘sin conexión’ que permite al técnico completar todo el trabajo de servicio.

Veamos estas 3 funciones e imaginemos cómo podrían apoyar en la vida real. Hagámoslo a través de los ojos de un técnico imaginario: Daniel trabaja para una empresa de mantenimiento que se especializa en los sistemas de bombeo que utiliza Alguna empresa operadora de Agüa. Su compañía adquirió recientemente un contrato para prestar servicio de campo en todos los sitios de la entidad ubicados en el noroeste del país.

Compartir su estado en Sitio

En el primer escenario, Daniel se dirige a sitio para un servicio programado de una estación de bombeo suburbana. Al llegar a sitio, Daniel se da cuenta que su colega quién efectuó el último servicio, no había ejecutado las tareas requeridas para la bomba en cuestión, lo que significa que es imposible realizar el servicio del cuál ahora es responsable hasta que se haya realizado el mantenimiento pendiente.

Los ingenieros y técnicos necesitan tomar piezas del almacén. Shepherd habilita el inventario de campo al extender la funcionalidad de ubicación y depósitos en NetSuite. El personal de campo y de planta puede incluso realizar búsquedas en el inventario que llevan los camiones o camionetas de otros técnicos. Esto significa que incluso existe la posibilidad de que un técnico que tiene una pieza disponible, se encuentre cerca de otro quién necesita dicha pieza sin necesidad de que ninguno de los dos regrese a centro de trabajo.

Tomar decisiones sobre la marcha

Afortunadamente, en este escenario, Daniel ha planificado con anticipación y ha llevado una selección de repuestos de uso común para el Servicio, y poder manejar la situación sin ayuda extra. Sin embargo, la situación descrita significa que su trabajo en sitio tardará mucho. Daniel puede informar a su centro de trabajo que tardará más a través de la aplicación móvil Shepherd. Conociendo esta información, el gerente de mantenimiento puede tomar medidas para que la jornada laboral fluya sin inconvenientes, procediendo con la reasignación de servicios para garantizar que todos los clientes reciban la atención por el que pagaron.

Como alternativa, Daniel (al darse cuenta de que la situación ha fastidiado el plan del día) simplemente puede tomar la iniciativa y usar su aplicación móvil para cambiar el estado de su propia lista de servicios a la opción: "Sin asignar", con esto estarán disponibles para que sean seleccionados por otros técnicos. Esto permite a los técnicos elegir su próxima parada, por qué tan cerca están de las ubicaciones señaladas, o qué tan familiarizados están con los requisitos de las tareas.

Orquestando acciones en Sito desde la Sede Central

Puede ser que un cliente contacte al gerente de Daniel con el reporte de un incidente importante: por ejemplo; un corte de energía o incendio. ¿Qué sucede entonces? Claramente, la visita planeada de Daniel a sitio sería una pérdida de tiempo, ya que hay otros asuntos que atender primero. Por lo general, un gerente podría simplemente llamar para cancelar el servicio, pero Shepherd permite que sea posible hacer algo más.

Sí, la asignación se puede cancelar, pero hacerlo a través de Shepherd significa que ese cambio será mucho más rápido: Daniel puede buscar su próximo servicio pendiente de asignación de la lista, posiblemente un trabajo cercano o uno que permita usar los repuestos que había tomado, permitiendo que esas partes se vendan y no simplemente se devuelvan al almacén, aprovechando el recorrido por la región.

Flexibilidad general para lidiar con lo inesperado.

En un frente más automatizado, y dejando de lado un poco a Daniel, los clientes pueden crear y finalizar estados en equipos rentados, propiedad de la empresa o propiedad de clientes, para visibilidad del estado presente, pasado y futuro de su flota. Esto sucede cuando Shepherd finaliza el estado actual y crea automáticamente uno nuevo que incluye una fecha de finalización prevista. Shepherd lleva a cabo esta funcionalidad en base a los activadores identificados por el suscriptor, y lo repetiremos de forma automática. Cada cambio de estado es un registro idependiente con la capacidad de agregar metadatos sofisticados. Todos estos cambios de estado se incluyen en el historial del activo para brindar una descripción completa de la rentabilidad de ese activo en cuanto a trabajo, costos e ingresos.

Al pasar a dominio NetSuite, donde Shepherd es un app nativa, los incidentes de la cadena de suministro también quedarán visibles de inmediato, lo que permitirá tomar deciciones de forma inmediata. Volviendo al caso de Daniel, él sabrá posponer una visita planificada tan pronto como se entere de que los repuestos que esperaba y que no hay en almacén, ya están en pedido pendiente. Esto puede retrasar un servicio, pero no será un desperdicio de tiempo y esfuerzo tal como si Daniel se hubiera dado cuenta de lo que faltaba el mismo día de la visita.

Un respaldo documental claro elimina la incertidumbre

Otra ventaja es que, si alguna vez los eventos son objeto de una disputa por motivos contractuales, la aplicación móvil de Shepherd permitirá a la empresa probar dónde y cuando estuvo Daniel atendiendo el servicio en cuestión, de ésta manera pueden evitar cuestionamientos de responsabilidad y posiblemente evidenciar un cargo justificable por tiempo de desplazamiento cuando corresponda, según contrato de servicio vigente. Más allá de los beneficios inmediatos para ventas, este seguimiento puede ser muy útil para fines de auditoría, como el rastro documental completo relativo a la Evaluación de riesgos y Declaración de método (RAMS), o como un indicador general de productividad del personal.

Ya sea que nuestra capacidad de adaptación sea mucha o poca, es más eficiente y menos estresante. También minimiza el potencial efecto dominó que se pudiese transmitir a otros clientes. Si desea incorporar ésta flexibilidad en sus operaciones cotidianas de servicio en campo, ¿Porqué no ponerse en contacto con un gerente de ventas de Shepherd, o un consultor de soluciones de NetSuite?