Las Órdenes Asignadas dan mayor flexibilidad en planificación a usuarios de Shepherd

Publicado el 05 de Junio, 2023

Las Órdenes Asignadas son una nueva característica que Shepherd ahora ofrece, brindando flexibilidad en la gestión de trabajos repetidos.

El servicio de campo que una empresa ofrece a sus clientes puede variar desde atender solo emergencias hasta cubrir aspectos específicos del programa de mantenimiento de un activo que el cliente no puede realizar por sí mismo. En algunos casos, puede abarcar todas las necesidades del cliente para mantener un activo en funcionamiento.

Esto implica que una empresa puede generar Órdenes de Servicio para trabajos muy similares o repetitivos para los mismos clientes una y otra vez. En tales situaciones, es probable que un técnico en particular sea la elección lógica para satisfacer las necesidades de un cliente específico.

Esto puede deberse a su experiencia con el equipo al que brindará servicio, su familiaridad con el sitio o el personal, o incluso a la naturaleza de su relación laboral con el cliente.

Shepherd CMMS Screenshot - Allocated Technician

Mayor flexibilidad en la planificación anticipada

La función de Orden Asignada, que se describe en este blog, permite lograrlo sin afectar la capacidad del técnico para planificar su tiempo de manera óptima. Básicamente, la Orden Asignada indica al técnico que tiene un trabajo asignado a su nombre y que será responsable de realizar el servicio. Si bien se acuerda quién realizará el trabajo, dónde y en qué equipo, se deja abierta la definición precisa de cuándo se llevará a cabo el servicio.

El técnico tiene la libertad de decidir cuándo realizará el trabajo.

Aunque pueda parecer un detalle menor, las implicaciones pueden ser significativas. Anteriormente, si no se podía generar una Orden de Servicio con una fecha y hora específicas, existía un límite práctico en la cantidad de órdenes que se podían generar con anticipación. Y una Orden de Servicio representa ingresos para su empresa. Usted sabe que ese trabajo se realizará y se facturará, y el cliente sabe que el trabajo se llevará a cabo y que deberá pagarlo. Al menos se conocen parcialmente las sumas involucradas en la orden.

Shepherd CMMS Screenshot - Allocated Orders Filter

Por lo tanto, es posible hacer predicciones razonables sobre los ingresos potenciales basados en las Órdenes de Servicio existentes.

Ahora bien, si actualmente se pueden generar más Órdenes de Servicio que antes debido a que el dato preciso de "cuándo" se realizará el servicio no es un criterio que se requiera de inmediato, significa que una empresa puede tener una visión a más largo plazo de los ingresos probables. Esto, a su vez, facilita una planificación anticipada.

Shepherd CMMS Screenshot - Grab Service Orders

Ahora resulta más fácil elaborar los presupuestos estimados

Si sabe que es probable que tenga una carga completa de servicios facturados con sus diez principales cuentas durante el resto del año, gracias a las Órdenes Asignadas que se reservarán de manera oportuna, podrá realizar predicciones realistas sobre los fondos disponibles. Con esta información, al menos puede considerar en qué áreas se podría invertir ese dinero una vez que se haya ganado.

Además, esto implica que la gestión del servicio de campo podrá indicar con mayor precisión qué técnicos pueden estar cerca de su capacidad máxima y coordinar el apoyo necesario a través de otros medios. Del mismo modo, podrán prever con mayor antelación si existen contratos de servicios cuyos requisitos podrían no cumplirse, o quizás superarse, en función de las órdenes emitidas actualmente.

Esta información también permite a los gerentes trabajar para resolver cualquier discrepancia entre lo que se espera que se realice y lo que realmente se requiere. Cuando se pueden anticipar problemas o situaciones inusuales, hay mayores posibilidades de evitar complicaciones en el futuro.

Una mayor planificación del personal significa menos cuellos de botella en la mano de obra

El técnico contará con un medio para planificar su propio tiempo de manera que refleje las condiciones en el campo, lo que les permite percibir el beneficio de la flexibilidad en lugar de tener horarios fijos e inamovibles. Esta flexibilidad les permite adaptarse con mayor facilidad a situaciones imprevistas.

Las Órdenes de Servicio pueden generarse sin detalles definidos más allá del nombre y la ubicación del cliente. Por otro lado, una Orden de Servicio completamente reservada incluye todos los datos, como el lugar, la hora y el técnico designado. La Orden Asignada representa un punto intermedio, donde solo falta definir la hora. El resto ya está establecido. La capacidad de hacer esto tiene un gran impacto en la carga administrativa del gerente de mantenimiento. 

El gerente puede procesar más Órdenes de Servicio, sabiendo que no tiene la responsabilidad de establecer el momento en que se realizará el trabajo, ya que eso lo decide el técnico. Al mismo tiempo, el cliente estará tranquilo sabiendo que su necesidad de servicio ha sido registrada y planificada, posiblemente con meses de anticipación, y que probablemente será atendida por su técnico de servicio preferido.

En resumen, esta opción reduce las posibilidades de dolores de cabeza y la necesidad de andar resolviendo problemas urgentes, al tiempo que aumenta la satisfacción del cliente. Si desea disfrutar de este nivel de flexibilidad en su departamento de mantenimiento, le recomendamos solicitar una demostración de Shepherd..

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