Es posible un mayor crecimiento con el CMMS de Shepherd

Publicado el 10 de enero de 2023

El tema de discusión en este artículo es la escalabilidad y cómo es posible alcanzarla una vez que haya implementado una solución CMMS bien pensada y adaptada para su empresa. En un sentido muy real, hacer un cambio de este tipo en sus operaciones es como descubrir que su bicicleta tiene cambios mientras pedalea cuesta arriba: lo que es posible crece con el mismo esfuerzo. En el caso de Shepherd, la solución CMMS hace que sea aún más factible este salto en la eficiencia al ser nativa en NetSuite: siga leyendo para conocer más al respecto.

Registrar toda la información y ponerla a disposición en el campo es una descripción simplificada de lo que Shepherd puede hacer por su empresa: Shepherd automatiza la comunicación. Esta es una comunicación que ocurre sin el conocimiento del usuario. Esto no es algo malo considerando los volúmenes de información implicados, y el hecho de que tener que pasar esa información a través de un usuario es precisamente lo que un cliente de Shepherd busca eliminar.

El elemento humano

Dicha comunicación se realiza entre las áreas de ventas, contabilidad y servicio. Antes de la implementación de Shepherd en una empresa, no es raro que Ventas pueda vender un servicio que luego no es llevado a cabo por el equipo de servicio. O quizás el equipo de servicio efectuó una tarea, pero esta nunca fue facturada. ¿Por qué pasó esto? Estos errores ocurren porque los procesos utilizados requieren que alguien informe activamente a los otros departamentos lo que se debe hacer y quizás también lo que se ha hecho, y algunas veces ese proceso falla.

Estos errores pueden traducirse en trabajo ineficiente que cuesta más o trabajos que no se facturan. Independientemente de cualquiera de las dos situaciones, el resultado sigue siendo el mismo: se daña la reputación del proveedor de servicios ante los ojos de sus clientes. Todo da la impresión de una operación desorganizada que, a su vez, debilita la confianza con sus clientes, piedra angular de las relaciones comerciales.

Canales de comunicación de Shepherd

Inicialmente, el área de ventas deberá comunicarse con el área de servicio para informarles que vendieron un trabajo que el equipo de servicio es responsable de realizar. Shepherd hace esto automáticamente, una vez que Ventas registra el trabajo que su cliente ha aceptado. Esto se traduce en que Shepherd se asegura de que el técnico al que se le asigna el trabajo sepa qué tareas se espera que realice en función del servicio que compró el cliente: los datos que ingresa ventas, los ve el técnico sin necesidad de una persona adicional que actúe como intermediario.

Ahora la contabilidad se moverá de manera automática, porque el trabajo facturable se actualiza de inmediato en base a los recursos usados, mano de obra, tiempos de desplazamiento y repuestos. Más allá de las operaciones diarias, toda esta información también se puede refinar aún más, permitiendo a la alta gerencia tener una visión más amplia de sus costos e ingresos y ver si su modelo actual es tan rentable como esperan. 

Evaluar la rentabilidad de un solo aspecto del negocio sería muy difícil si esta tarea se hiciera manualmente, pero con Shepherd es sumamente simple pedir un informe. Podría ser el caso de un informe respecto a un cliente especifico: ¿le está costando a su empresa más de las ganancias que le genera? O podría ser una pieza de maquinaria: ¿su mantenimiento es más costoso que el trabajo que realiza para usted?

Coherencia con la orden de servicio

Si el elemento humano puede dar lugar a errores por descuidos, también puede dar lugar a errores causados por ciertos hábitos. No es raro que un técnico realice las tareas que normalmente efectúa, en lugar de realizar las tareas que el trabajo requiere. Cuando eso suceda, los problemas que inicialmente demandaron la realización del trabajo quedarán, al menos en parte, sin resolver. Eso es un mal servicio al cliente y una pérdida de tiempo para su empresa, ya que el técnico debe efectuar una segunda visita para hacer lo que debería haber hecho durante la primera visita.

Shepherd elimina estos problemas: en parte debido al hecho de que lo que el vendedor acordó en la orden de trabajo inicial es exactamente lo que el técnico ve en su dispositivo en el campo. Con esa lista de verificación, la contabilidad puede facturar exactamente lo que el técnico confirma que se hizo, en lugar de las mismas tareas que normalmente hacen por pura rutina. Eso significa tiempo bien invertido en el sitio, menos visitas adicionales para corregir errores y una facturación más precisa.

Mayor capacidad y más supervisión

Dentro de la integración vertical de Shepherd, la escalabilidad significa que sus gerentes de servicio pueden manejar más técnicos con mayor facilidad. Una planificación más simple permite que se puedan optimizar las rutas de servicio para que se realicen más servicios en la misma cantidad de tiempo. Y, como se describió anteriormente, habrá menos servicios repetidos dedicados a cubrir las tareas no realizadas en visitas anteriores. Desde la perspectiva del alquiler, puede pronosticar y planificar de manera más efectiva para que pueda aumentar la utilización del alquiler para cada activo de alquiler que posea.

Sobre todo, implementar Shepherd puede darle una nueva perspectiva de las operaciones de su empresa: una perspectiva en la que ya no desconozca lo que están haciendo sus técnicos (tanto un gran gasto para la empresa como una gran fuente potencial de ingresos) durante sus turnos. Le permite ver, con gran facilidad, qué técnicos son eficientes y generan un buen trabajo y cuáles no, ayudándole a tomar decisiones informadas sobre su personal. 

La elaboración de proyecciones también es mucho más fiable. Las proyecciones a largo plazo ya no son una estimación vaga, sino una idea clara de lo que puede o no puede esperar hacer en los próximos meses o años. Sabrá si tiene suficiente personal para alcanzar sus objetivos, o muy poco. La coordinación de vacaciones también es mucho más fácil para que nunca se quede sin poder cubrir sus obligaciones. Todos estos beneficios están confirmados por los comentarios recibidos de los clientes actuales de Shepherd.

La preparación es clave para una transición sin problemas

En última instancia, una vez que esté equipado con el CMMS de Shepherd, la escalabilidad de su empresa se verá limitada o mejorada según lo preparado que esté para aprovechar al máximo lo que ofrece este sistema. Como suele ser el caso, la preparación hace que la transición sea mucho más sencilla. Uno de los pasos básicos en analizar y documentar los requisitos de servicio exactos de sus propios activos o de los activos de los clientes a los que presta servicio. Enumerar las competencias de sus técnicos, tanto en forma general como de manera individual, también ayudará a garantizar que pueda cumplir los compromisos que asume.

Otra preparación muy útil es tomar la información de sus manuales impresos que se utilizaban anteriormente y registrarla en un formato que pueda cargarse en Shepherd: ya sea en el campo o en la planta, limitar el trabajo de mantenimiento a cuántas copias de un manual existan sería una oportunidad desperdiciada dado que todo el conocimiento contenido en esos manuales podría convertirse a una versión digitalizada accesible para todos, en cualquier momento o lugar.


Otro conjunto de datos que se puede revisar es qué inventario se tiene en sus vehículos de servicio: las empresas constantemente se sorprenden al descubrir cuánto inventario de piezas tienen distribuido entre las maleteras y los asientos traseros de los vehículos de servicio. Estas piezas son esencialmente invisibles para el almacén. Hay casos conocidos por Shepherd en los que artículos con plazos de entrega prolongados que se pensaba que faltaban aparecieron repentinamente a través de este proceso. Hasta ese momento, los trabajos se habían pospuesto y rechazado por no tener estas piezas cuando en realidad habían estado allí todo el tiempo: algo que la empresa desconocía hasta la implementación de Shepherd.

Dejando que su empresa crezca

Esta es solo una muestra de lo que es posible realizar una vez que se cambie al CMMS de Shepherd para su gestión del mantenimiento, servicio de campo, y alquiler de equipo cuando se libere y utilice su potencial en mayor grado.

Si considera que su empresa podría beneficiarse de las funciones y posibilidades señaladas anteriormente, ¿por qué no dar el primer paso para dar un fuerte impulso a sus operaciones y solicitar una demostración para descubrir cuánto más usted puede hacer y crecer con Shepherd implementando su CMMS?

es_ESSpanish
Scroll al inicio